4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...

^ 4.1. Состав документов

4.1.1. В деятельности Института употребляются последующие виды организационно-распорядительных документов: распоряжение, приказ, указание, решение, протокол, акт, контракт (договор, соглашение) и др. Служебная переписка включает докладные, пояснительные и служебные записки.

4.1.2. Коллегиально обсуждаемые 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний ученого совета, ректората и других заседаний и совещаний.

4.1.3. Обоюдные обязательства (их регулирование) Института и контрагентов оформляются в виде контракта, соглашения, договора, протокола 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и др.

4.1.4. Зависимо от определенных задач Института создаются другие виды документов: план, прогноз, программка, справка, отчет и др.


4.2. Приказ, распоряжение


4.2.1. Приказ (распоряжение) имеет последующие реквизиты:

- наименование учредителя;

- наименование Института;

- наименование вида документа – приказ 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... (распоряжение);

- дата и номер – размещаются по центру;

- заголовок к тексту (печатается по центру);

- дата приказа (распоряжения) – оформляется словесно-цифровым методом; номер состоит из знака № и порядкового номера приказа (распоряжения).

4.2.3. Проекты распоряжений, приказов по 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... основной деятельности и приложения к ним готовят структурные подразделения Института на основании поручений управления или в деятельном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление кадров на основании соответственных представлений.

Проекты приказов по личному 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... составу студентов готовит управление организационно-методического обеспечения образовательного процесса на основании соответственных представлений.

4.2.4. Обеспечение высококачественной подготовки проектов приказов и распоряжений, также их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на управляющих соответственных 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... структурных подразделений (см.п.4.2.3).

Обеспечение корректности дизайна распоряжений и приказов по основной деятельности возлагается на Управление.

Обеспечение корректности дизайна приказов по личному составу работников возлагается на управление кадров.

Обеспечение корректности дизайна приказов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... по личному составу студентов возлагается на управление организационно-методического обеспечения образовательного процесса.

4.2.5. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним визируются управляющим структурного подразделения, подготовившим данный проект, ассистентом ректора – управляющим секретариата, начальником правового управления 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., заинтересованными руководителями структурных подразделений и проректорами в согласовании с делегированием отдельных возможностей ректора Института (дальше – делегирование отдельных возможностей).

Визы (согласование) проставляются на обратной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения). Может 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... быть оформление виз на подлиннике документа при условии дизайна приказа (распоряжения) с соблюдением установленных правил и требований.

4.2.6. При необходимости к проекту приказа (распоряжения) прилагается служебная записка, содержащая короткое изложение сущности вопроса и обоснование предлагаемых решений 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного....

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются на отдельных листах бумаги
и подписываются подходящим управляющим.

Если в проект приказа (распоряжения) в процессе согласования вносятся конфигурации принципного нрава, то 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... он подлежит переоформлению и повторному визированию.

4.2.7. Приказы по основной деятельности и распоряжения после процедуры визирования печатаются на бланках установленной формы работниками управления делопроизводства и контроля.

Внесение конфигураций в подписанные приказы (распоряжения) не допускается.

4.2.8. Приказы 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и распоряжения подписываются ректором и/либо
проректорами, в согласовании с делегированием отдельных возможностей.

4.2.9. Приказы (распоряжения) регистрируются по порядку номеров в границах календарного года. К порядковому номеру по мере надобности добавляется буквенная индексация.

Регистрируются 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... раздельно последующие внутренние документы:

- приказы и распоряжения по основной деятельности, также направление их в структурные подразделения, ведение учета и обеспечение хранения в Управлении;

- приказы по личному составу работников, также 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... направление их в структурные подразделения, ведение учета и обеспечение хранения в управлении кадров;

- приказы по личному составу студентов, также направление их в структурные подразделения, ведение учета и обеспечение хранения в управление организационно-методического обеспечения 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... образовательного процесса.

4.2.10. Размещение подписанных копий распоряжений и приказов по основной деятельности на веб-сайте Института осуществляется управлением информационных технологий по согласованию с ассистентом ректора – управляющим секретариата, курирующим вопросы делопроизводства, и 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... начальником управления делопроизводства и контроля.

4.2.11. Управление делопроизводства и контроля обеспечивает рассылку копий распоряжений и приказов по основной деятельности в структурные подразделения института в системе «DocsVision», в правовое управление – дополнительно контрольный экземпляр на картонном 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... носителе.

4.2.12. Ответственность за подготовку проектов приказов, распоряжений и их согласование несут руководители структурных подразделений, которые подготовили данный проект.

Эталоны дизайна приказа и распоряжения, листа рассылки, листа согласования приведены в приложении № 4.


^ 4.3. Протокол заседания 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... (совещания)


4.3.1. Протокол составляется на основании записей, сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

4.3.2. Ведение записи во время заседания и подготовка текста возлагаются на 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... секретарей совещания, заседания, комиссии и работников подразделений, подготовивших вопросы к дискуссии. Оформление протокола должно быть завершено не позже, чем через три денька со денька заседания.

Протоколы могут оформляться в полной либо короткой форме. В 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... короткой форме опускается ход обсуждения вопроса, фиксируется только принятое по нему решение.

4.3.3. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания (заседания), осуществляется структурным подразделением (лицом), ответственным за проведение совещания (заседания), по 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... согласованию с управлением делопроизводства и контроля.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе заседания ректората, ученого совета, осуществляется управлением делопроизводства и контроля.

Копии протоколов по мере надобности рассылаются структурным подразделениям и должностным 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... лицам в согласовании с листом рассылки, который составляет исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью структурного подразделения, а в особенных случаях гербовой печатью 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного....

4.3.4. Текст протокола, обычно, состоит из 2-ух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются последующие реквизиты:

Председатель либо Председательствующий

Секретарь

Присутствовали – перечень присутствующих либо отсылка к прилагаемому списку присутствующих

Повестка денька

Докладчики по каждому пт 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... повестки денька

Основная часть протокола состоит из разделов, соответственных пт повестки денька. Текст каждого раздела строится по схеме:

^ СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола либо прилагается 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается вполне; по мере надобности приводятся итоги голосования.

Содержание особенного представления, высказанного во время выступления, записывается 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в тексте протокола после соответственного постановления (решения).

4.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подписывается один экземпляр протокола. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера, счет которых 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... ведется с начала календарного года.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших роль в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... повестке денька, порядкового номера постановления (решения) в границах вопроса.

4.3.6. Протоколы печатаются на бланке протокола либо стандартном листе бумаги формата А4.

Эталон дизайна протокола приведен в приложении № 4.


^ 4.4. Записка (докладная, пояснительная, служебная)


4.4.1. В Институте 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... создаются последующие виды записок, применяемых для информационного обмена меж структурными подразделениями, должностными лицами, работниками:

докладная записка;

пояснительная записка;

служебная записка.

4.4.2. Докладная записка – документ, адресованный ректору Института, проректору в согласовании с 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... делегированием отдельных возможностей либо руководителю структурного подразделения, содержащий сущность какого-нибудь вопроса с выводами и предложениями составителя. По содержанию докладные записки могут разделяться на деятельные, информационные и отчетные (аналитические).

Текст докладной записки, обычно, состоит из 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... 2-ух частей. В первой излагают факты, действия, послужившие основанием для сотворения документа, анализ появившейся ситуации. Во 2-ой части содержатся выводы и предложения создателя записки.

4.4.3. Объяснительная записка – письменное сообщение должностного лица вышестоящему 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... руководителю с пояснением какого-нибудь факта, деяния, происшествия.

4.4.4. Служебная записка – документ внутренней деловой переписки меж структурными подразделениями Института либо должностными лицами, не находящимися в прямом руководстве.

4.4.5. Регистрация записок ведется (по мере 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... надобности) управлением делопроизводства и контроля либо должностными лицами, на которых возложены обозначенные возможности.

Эталон дизайна докладной, пояснительной и служебной записок приведен в приложении № 4.


^ 4.5. Резолюция (поручение)


4.5.1. Резолюция (поручение) составляется управляющим при рассмотрении поступивших 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... либо внутренних документов.

К резолюции предъявляются те же требования, что и к хоть какому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость, верный выбор исполнителя.

4.5.2. По собственному нраву текст резолюции может содержать решение вопроса ( «Подготовить», «Выделить 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...», «Отказать») либо указание на порядок подготовки вопроса (кому поручается, что поручается, срок выполнения).

4.5.3. В резолюции указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок выполнения, личная подпись управляющего и дата составления резолюции. Инициалы исполнителя 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... указываются обычно после фамилии.

По мере надобности указывается наименование должности лица, визирующего документ, к примеру:


Начальник правового управления

подпись И.О. Фамилия

дата


На документах, подлинники которых помещаются в дела Института, визы проставляются 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... на обратной стороне последнего листа (приказы, распоряжения и др.)

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемои в дело, либо на обратной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особенных воззрений, дополнений к проекту документа виза дополняется воззрением должностного лица, к примеру:


Имеются замечания 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...

Согласен с учетом замечаний и др.

Начальник правового управления

подпись И.О. Фамилия

дата


Замечания, представления о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

4.5.4. На резолюциях, не требующих указаний по выполнению и имеющих типовые 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... сроки выполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись создателя резолюции, дата.

4.5.5. Если резолюция (поручение) дается двум либо нескольким лицам, равным по должности, главным исполнителем является лицо, обозначенное в поручении первым. Ему предоставляется 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... право созыва соисполнителей, координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций конкретно подчиненным им лицам.

4.5.6. Резолюция переносится в регистрационную карточку и является основанием для постановки документа на контроль 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного.... Срок выполнения документа определяется в резолюции.

4.5.7. Резолюция может оформляться на самом документе (в правой высшей части, меж адресом и первой строчкой текста письма) либо на бланке резолюции. Для этих целей употребляют обычно 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... бланки формата А5, на которых и составляется текст резолюции (поручения).

4.5.8. Проекты резолюций ректора, проректоров оформляются с внедрением соответственных электрических шаблонов работниками секретариатов либо приемных.

4.5.9. На внутренних информационно-справочных документах (докладные, служебные, аналитические записки 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., справки и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, поближе к нижнему полю.

Эталоны дизайна резолюций в виде отдельного документа приведены в приложении № 4.


4.6. Акт


4.6.1. Акт составляется несколькими лицами (комиссией 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...) для доказательства установленного факта, действия, деяния.

4.6.2. Акт оформляется на бланке либо на стандартных листах бумаги и имеет последующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (акт), дату, регистрационный индекс, место издания, заголовок к тексту 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., текст, подпись, гриф утверждения.

Правила дизайна акта и эталон дизайна приведены в приложении № 4.


^ 4.7. Служебная переписка


4.7.1. Служебная переписка – разные виды официальных документов информационно-справочного нрава, применяемые для обмена информацией в деятельности Института, организаций 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и людей.

4.7.2. Служебные письма имеют последующие разновидности:

- ответы о выполнении поручений по выполнению заданий Президента Русской Федерации и Правительства Русской Федерации;

- ответы об выполнении поручений Министерства образования и науки Русской Федерации, Федеральной 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... службы по надзору в сфере образования и науки;

- ответы на воззвания федеральных органов исполнительной власти;

- ответы на запросы разных организаций и людей;

- деятельные письма.

4.7.3. Служебные письма печатаются на бланках в согласовании 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... с Правилами дизайна служебных писем.

Служебные письма, подписываемые управлением Института и управлением посторонней организации, предприятия оформляются на стандартных листах бумаги формата A4, при всем этом наименования создателей документа указываются в реквизите «Подпись должностного 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... лица».

Письма денежного нрава, также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Института (гербовой печатью).

В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

4.7.4. Служебные письма визируются заинтересованными должностными лицами 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... структурных подразделений Института, также проректором в согласовании с делегированием отдельных возможностей.

4.7.5. Сроки подготовки деятельных писем определяются управлением Института. Сроки подготовки ответных писем инсталлируются резолюцией ректора и/либо проректора на основании сроков выполнения поручений 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., воззваний и исчисляются в календарных деньках:

с даты подписания (утверждения) – документы, поступившие из вышестоящих органов гос власти, и внутренние документы;

с даты поступления – документы, поступившие из федеральных органов исполнительной власти, Министерства образования и науки 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... Русской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, организаций, компаний, также воззвания людей.

4.7.6. Датой письма является дата его подписания.

4.7.7. Исходящее служебное письмо, подписанное управляющим, отчаливает адресатам, его копия, завизированная 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... исполнителем (исполнителями), помещается в дело в согласовании с номенклатурой дел.

4.7.8. Документы, направляемые в Министерство образования и науки Русской Федерации, Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки, Правительство 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... Архангельской области, Архангельское областное Собрание депутатов, Прокуратуру Архангельской области, УВД по Архангельской области, подписываются ректором Института.

Документы, направляемые в федеральные органы законодательной, исполнительной, судебной власти, организации и подписываются, обычно, ректором, в нужных случаях 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... проректорами Института и руководителями структурных подразделений (в границах их компетенции).

Документы, направляемые гражданам, подписываются проректором и руководителями структурных подразделений в границах их компетенции.

Письма на бланках Института подписываются ректором, также проректорами в согласовании с 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... делегированием отдельных возможностей.

4.7.9. Если письмо направляется менее чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Правила дизайна служебных писем и эталоны приведены в приложении № 5.


^ 5. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ


5.1. Работа с 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... документами в Институте организуется:

в управлении делопроизводства и контроля – на основании указаний (резолюций, поручений) ректора Института, проректора в согласовании с делегированием отдельных возможностей;

в структурном подразделении – на основании указаний (резолюций, поручений) управляющего структурного подразделения.

5.2. Исполнитель 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... получает документы в может быть недлинные сроки (в денек их рассмотрения подходящим управляющим либо на последующий рабочий денек), срочные документы передаются исполнителю немедленно.

5.3. В случае выполнения документа несколькими работниками подлинник документа 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... направляется ответственному исполнителю, другие исполнители получают копии документа.

5.4. Специалисты структурных подразделений Института в процессе выполнения документа производят:

- сбор и обработку нужной инфы;

- подготовку проекта документа и всех нужных приложений с 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... соблюдением установленных правил документирования;

- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

- доработку проекта документа по замечаниям, приобретенным в процессе согласования;

- в нужных случаях – подготовку листа рассылки;

- представление проекта документа на подпись (утверждение) управлению 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...;

- определение места хранения документа (копии документа), проставление отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

5.5. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) управляющий назначает другого исполнителя 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и определяет порядок передачи документов, в случае увольнения работника либо перехода на другой участок работы – по акту приема-передачи руководителю подразделения либо вновь назначенному сотруднику.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших документов и приготовленных проектов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... служебных документов, с ними могут быть осведомлены только лица, имеющие отношение к их выполнению.

5.6. Подготовка документов в Институте осуществляется с внедрением программно-технических средств и компьютерной техники с соблюдением правил 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... орфографии и пунктуации российского языка, также требований истинной Аннотации.

При подготовке документов повышенное внимание следует обращать на точное и разборчивое написание фамилий, особых определений, наименований организаций, зарубежных слов и географических заглавий 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного....

5.7. Тиражирование служебных документов осуществляется на копировально-множительной технике в издательстве Института и структурных подразделениях.

Необходимость копирования и размножения служебных документов определяют руководители структурных подразделений Института, которые несут ответственность за содержание и качество 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... подготовки документов.

На копирование передаются только служебные документы, обычно, 1-ые экземпляры (подлинники) в несброшюрованном виде, верно написанные. Заказы производятся в порядке очередности их поступления.

Форма и эталон дизайна заявки приведены в приложении № 5.


6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА


^ 6.1. Движение 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... документов в Институте с момента их сотворения либо получения до окончания выполнения либо отправки образует документооборот Института.
6.1.1. Организация документооборота в Институте основывается на последующих принципах:

централизации операций по приему и отправке документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...;

организации подготовительного рассмотрения поступивших документов;

исключении безосновательных возвратимых движений при прохождении документа;

однократности регистрации поступивших и отправляемых документов;

устранении безосновательных согласований проектов документов, организации параллельного согласования, сокращении времени на согласование;

регламентации операций 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... по обработке, передаче, рассмотрению и согласованию документов.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Институте, регламентируются истинной Аннотацией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... работников.

6.1.3. В документообороте в согласовании с особенностями технологической обработки выделяются последующие документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация.

6.1.4. В составе входящей и исходящей документации выделяются последующие группы документов:

документы, поступившие из 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... Министерства образования и науки Русской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки и других федеральных органов исполнительных и законодательной власти Русской Федерации;

документы, поступившие из органов местного самоуправления, территориальных федеральных 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... органов исполнительной власти;

документы, поступившие из исполнительных и законодательных органов гос власти Архангельской области;

документы, поступившие из публичных организаций;

документы, поступившие из органов УВД, суда, прокуратуры;

документы, поступившие из научно-исследовательских учреждений 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...;

документы, поступившие из муниципальных и негосударственных организаций;

документы, поступившие из забугорных организаций;

воззвания и заявления людей;

запросы депутатов Гос Думы и членов Совета Федерации, Архангельского областного Собрания депутатов и органов местного самоуправления 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...;

другие группы документов.

6.1.5.Организация документооборота включает последующие операции:

- прием и первичную обработку поступающих документов;

- предварительное рассмотрение;

- рассредотачивание документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

- регистрацию поступающих документов;

- рассмотрение документов управлением Института и вынесение 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... резолюций;

- передачу документов исполнителям (доведение документов до исполнителей);

- компанию обработки и передачи отправляемых документов;

- регистрацию и прохождение внутренних документов;

- учет и анализ объемов документооборота.


^ 6.2. Организация доставки документов


6.2.1. Доставка документов в Институт 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... осуществляется средствами почтовой, электросвязи, электрической и курьерской связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде обычных, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и маленьких пакетов, также печатные издания и телеграммы.

6.2.2. По 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... каналам электросвязи поступают факсограммы, телефонограммы, сообщения по электрической почте.


^ 6.3. Прием, обработка и предварительное рассмотрение

поступающих документов

6.3.1. Документы, поступающие в Институт, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение управлением и передаются исполнителям.
6.3.2. Вся корреспонденция, поступающая 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в Институт, принимается и регится работниками Управления: с 8.00 до 16.00, в предвыходные деньки – с 8.00 до 15.30; в предпраздничные деньки – с 8.00 до 14.30.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и корректность 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... адресования, также проставляется дата поступления в Институт. Неверно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

Вся корреспонденция, получаемая Управлением, в том числе из вышестоящих органов (с нарочным, ценная, заказная и т.п.), записывается в журнальчике регистрации входящей корреспонденции 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного....

Передача корреспонденции в структурные подразделения Института делается под подпись.

6.3.3. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (см. приложение № 5).

6.3.4. Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются, учитываются и регистрируются должностными лицами, на которых 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... возложены обозначенные функции в структурных подразделениях.

Список документов, не подлежащих регистрации в структурном подразделении, утверждается управляющим структурного подразделения по согласованию с Управлением.

6.3.5. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется корректность адресования и наличие 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствии документа либо приложения к нему составляется акт по форме, приведенной в приложении № 4 в 2-ух экземплярах, один из которых прилагается к приобретенному документу, а другой направляется 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам когда адресок отправителя указан лишь на конверте, дата документа и дата его отправки (согласно почтовому штемпелю) имеют огромные расхождения во времени, конверт нужен в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... качестве оправдательного, подтверждающего документа.

6.3.6. Корреспонденция и документы для структурных подразделений забираются в Управлении дважды в денек (с 9.00 до 11.00 и с 14.00 до 15.00) работниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.

Правительственная 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... корреспонденция, телетайпограммы, телеграммы и другие срочные документы доставляются работниками Управления адресатам немедля с указанием даты и времени получения.

6.3.7. Вся корреспонденция (письма и бандероли), кроме писем и бандеролей с пометкой «Лично», вскрываются. Документы, адресованные 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... управлению Института, также документы без указания определенного лица либо структурного подразделения за ранее рассматриваются Управлением, потом направляются управлению либо в структурное подразделение.

Подготовительный просмотр документов делается в целях рассредотачивания поступивших документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., не требующих неотклонимого рассмотрения управлением Института, и направляются конкретно в структурные подразделения, ответственным исполнителям.

Без подготовительного рассмотрения передаются по предназначению документы, адресованные конкретно структурным подразделениям. Конверты с пометкой «Лично» передаются адресатам без вскрытия.


^ 6.4. Организация 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... обработки и передачи отправляемых документов


6.4.1. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Управлением в согласовании с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Русской Федерации от 15.04. 2005 № 221.

Документы для отправки передаются в Управление 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... вполне оформленные, зарегистрированные, с указанием почтового адреса.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отчаливать в денек их подписания либо не позже последующего рабочего денька.

Для отправляемой корреспонденции (письма, бандероли и маленькие 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... пакеты) работниками Института составляются списки отправления обычной корреспонденции, заказной и ценной корреспонденции (перечень ф. 103).

Форма и эталон наполнения перечня для обычный и заказной корреспонденции приведены в приложении № 5.

6.4.2. С помощью средств электросвязи осуществляется 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... передача инфы в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электрических сообщений.

6.4.3. Телеграммы, направляемые в организации, принимаются работниками Управления завизированными, подписанными и с отметкой о категории и виде отправления. Тексты телеграмм печатаются по установленной форме (приложение 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... № 5).

Текст телеграммы не должен превосходить 1-го листа формата А4. Текст должен излагаться коротко, верно, по способности, без предлогов, союзов и местоимений. Знаки препинания обозначаются «ЗПТ», «ТЧК», «ДВТЧ», «КВЧ», «СКВ», « НР», «ТИРЕ» и употребляются 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... исключительно в тех случаях, когда их отсутствие может поменять смысл сообщения.

Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами. Сочетание из цифр и букв допускается исключительно в промышленных торговых знаках 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и марках, в нумерации домов, индексах документов. Конец телеграммы завершается «ТЧК». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Телеграмма печатается без переноса слов, абзацев, исправлений в 2-ух экземплярах, из которых 1-ый передается на телеграф 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... почтовой связи, а 2-ой подшивается в дело структурного подразделения. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строчкой, где указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица. Проект телеграммы визируется управляющим структурного подразделения, подготовившего телеграмму.

6.4.4. Отправка документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... из Института осуществляется средствами почтовой, электросвязи и курьерской связи.


^ 6.5. Регистрация поступающих документов


6.5.1. Регистрация документов, поступающих в Институт, осуществляется в системе «DocsVision» методом наполнения электрической регистрационной карточки (дальше – ЭРК).

На всех входящих 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... документах, обычно, в правом нижнем углу свободного поля ставится штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.

Эталоны формы регистрационных штампов приведены в приложении № 5.

6.5.2. Адресованные структурным подразделениям документы и письма регистрируются в неотклонимом порядке 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в структурных подразделениях.

6.5.3. Правительственная корреспонденция принимается и регится в Управлении.

6.5.4. Прием и оперативная передача текстов факсограмм осуществляется в приемной ректора Института.

Факсограммы, поступающие в приемную ректора, передаются для регистрации в Управление 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и вручаются адресатам в денек приема, срочные – немедля.

6.5.5. При приеме и отправке факсограмм нужно управляться последующими требованиями:

документ должен быть завизирован исполнителем, проректором в согласовании с делегированием отдельных возможностей, ассистентом ректора – управляющим секретариата и 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного.../либо управляющим структурного подразделения;

ответственность за содержание передаваемой инфы несут проректор в согласовании с делегированием отдельных возможностей, ассистент ректора – управляющий секретариата и/либо управляющий структурного подразделения;

факсограммы на зарубежном 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... языке отправляются при наличии перевода, заверенного в установленном порядке;

воспрещается передавать тексты документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлинники документов после передачи ворачиваются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступивший прямо за 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... факсограммой подлинник документа направляется исполнителю без повторной регистрации (в регистрационной карточке делается соответственная отметка с указанием даты поступления подлинника).

6.5.6. Контроль за внедрением факсимильной техники возлагается на приемные и секретариаты должностных лиц, управляющих структурных 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... подразделений Института.

6.5.7. Прием и регистрация заявлений, воззваний и жалоб людей, поступающих в адресок Института, делается в управлении делопроизводства и контроля с внедрением системы «DocsVision».

6.5.8. Прием и регистрация заявлений, воззваний и жалоб людей, поступающих 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в адресок структурного подразделения, делается ответственным за эту работу работником структурного подразделения.

6.5.9. Прием и регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется первым отделом.


^ 6.6. Порядок рассмотрения документов управлением 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...

и доведения их до исполнителей


6.6.1. Документы передаются управлению в денек их регистрации, документы, имеющие пометку «Срочно» либо «Вручить немедленно» – передаются немедля.

6.6.2. Входящие документы, адресованные ректору, после регистрации в Управлении направляются в секретариат 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного....

Входящие документы, адресованные ректору, но относящиеся к компетенции проректоров и не требующие доклада ректору, после регистрации направляются Управлением проректорам.

6.6.3. Рассмотрение документов делается управлением в денек их поступления (документы, поступившие с 10:00 до 16:00, рассматриваются, обычно, в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... тот же денек, поступившие после 16:00 – на последующий денек до 10:00).

После наложения резолюции управляющего (подписания, поручения) документы передаются в Управление для передачи исполнителям, в ЭРК документа вносятся надлежащие отметки.

Документы, поступившие конкретно в приемную 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... ректора, проректорам либо в структурные подразделения Института, не имеющие права самостоятельной регистрации, подлежат неотклонимой передаче на регистрацию в Управление.


^ 6.7. Учет и анализ объемов документооборота


6.7.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Институт 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и сделанных за определенный период времени (месяц, год).

6.7.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник либо 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в итоге копирования либо тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется раздельно по учетным данным издательства Института для определения загрузки 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... технических средств, расчета потребности в новеньком оборудовании.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

6.7.3. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... работы с документами и расчета хорошей численности работников, занятых в делопроизводстве.

6.7.4. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Институт и создаваемых им, ведется в целях оптимального рассредотачивания документопотоков, увеличения исполнительской дисциплины 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., свойства и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Управлением и представляются управлению в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического нрава.


^ 7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ В 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... СИСТЕМЕ «DOCS VISION»


7.1. На базе компьютерной сети Института работает система «DocsVision», которая позволяет:

производить регистрацию поступивших в Институт документов, содержащих информацию открытого нрава;

производить регистрацию внутренних документов;

производить автоматический поиск документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... по разным аспектам;

организовать контроль за своевременным исполнением поручений, получать статистические справки (отчеты) о документообороте.

7.2. В системе «DocsVision» разрешается регистрировать документы ограниченного распространения (для служебного использования, с пометкой ДСП) и воззвания людей 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного.... Ввод текстов таких документов и воззваний людей, их сканирование и распечатка в системе «Docs Vision» запрещены.

7.3. Запрещается производить регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие муниципальную тайну.

7.4. Отдел технической поддержки юзеров управления 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... информационных технологий производит установку программного обеспечения на рабочие места юзеров.

7.5. Для организации работы в системе «DocsVision» назначается админ системы, который: делает работы по настройке системы в согласовании с переменами в документообороте 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и структуре Института;

производит актуализацию и проверку общих справочников системы, консультирует юзеров системы «DocsVision»; обеспечивает регистрацию юзеров в системе.

7.6. Организационно-методическое управление по использованию системы «DocsVision» производит Управление.

7.7. В число юзеров системы «DocsVision» после прохождения 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... обучения врубаются руководители структурных подразделений и работники Института, назначенные приказом ректора ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.

7.8. Пользователям системы «DocsVision» воспрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам.

7.9. Ответственность за компанию 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... использования системы «DocsVision» в Институте возлагается на начальника Управления, также на управляющих структурных подразделений.

7.10. Основной единицей хранения инфы в системе «DocsVision»

является регистрационная карточка документа (дальше - РК документа). Существует три типа РК 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... документов:

РК входящих документов;

РК исходящих;

РК внутренних документов.

Любая РК документа содержит заблаговременно определенный набор реквизитов.

7.11. Совокупность РК документов образует картотеку. В системе «DocsVision» сделаны основная картотека документов Управления 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и картотеки документов каждого структурного подразделения.

7.12. Документы регистрируются в единой базе данных системы «DocsVision» только один раз. При всем этом РК документа сразу доступна для работы юзеров, наделенных правом делать определенные функции как 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в папке, где документ был зарегистрирован, так и в тех папках, куда он был ориентирован для выполнения либо ознакомления.

7.13. Регистрация входящих документов, поступивших в Институт, осуществляется в основной картотеке управления делопроизводства и 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... контроля.

Входящие документы, адресованные структурным подразделениям, регистрируются в структурных подразделениях.

7.14. Во время регистрации делается прикрепление к РК документа соответственного электрического вида (файла), также, по мере надобности, заверение его электрической цифровой подписью (дальше 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... – ЭЦП).

7.15. В системе «DocsVision» регистрация осуществляется:

- в управлении делопроизводства и контроля:

нормативных документов (положения, аннотации и др.)

приказов по основной деятельности;

распоряжений, подписанных ректором и/либо проректором в согласовании с делегированием 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... отдельных возможностей;

информационных сообщений;

служебных, докладных записок, адресованных на имя ректора и проректоров;

исходящей корреспонденции (письма), подписанной ректором, проректорами и ассистентами ректора;

входящей корреспонденции;

- в управлении кадров – приказов по личному составу работников;

- в управление организационно 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...-методического обеспечения образовательного процесса – приказов по личному составу студентов;

- в учебных структурных подразделениях (университеты, колледжи, отделения, филиалы):

распоряжений, подписанных директором института, института, отделения, филиала;

входящей корреспонденции;

исходящей корреспонденции;

- в структурных подразделениях (кафедры 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., департаменты, управления, отделы):

- входящей и исходящей корреспонденции.

7.16. Снятие с контроля документов осуществляется работником Управления после выполнения контрольного поручения ответственным исполнителем методом проставления в поручении РК документа фактической даты выполнения и наполнения 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... поля «Решение».

7.17. В системе «DocsVision» обеспечивается сканирование документа на картонном носителе для получения его электрического вида (файла) и размещения его в базе данных системы. Сканирование осуществляется при регистрации документа на любом рабочем месте 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., снаряженном сканером. Файл, содержащий электрический образ документа, прикрепляется к РК соответственного зарегистрированного документа.

7.18. Сканирование входящих, исходящих и внутренних документов центральной картотеки осуществляется в Управлении при регистрации в системе «DocsVision».

7.19. При 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... наличии электрического вида документа в базе данных системы «DocsVision» вариант документа на картонном носителе исполнителям не рассылается, кроме случаев, предусмотренных п.4.2.11. истинной Аннотации.

7.20. Резолюции (поручения) ректора, проректора в согласовании с делегированием отдельных возможностей, вводятся 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в РК документа основной картотеки работниками управления делопроизводства и контроля.

7.21. Документ с поручением, поставленный на контроль (контрольный документ), оформляется в системе «DocsVision» при вводе резолюции соответственного должностного лица методом занесения 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в поле «дата контроля» его исполнителя и контролёра. РК контрольного документа автоматом выделяется отметкой красноватого цвета «К».

7.22. В системе «DocsVision» реализуется процедура подготовительного согласования проектов документов (приказы, распоряжения).

7.23. Регистрационная карточка проекта 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... документа (дальше – РКПД) создается работником Управления и/либо работником структурного подразделения с следующей передачей на «регистрацию». К РКПД непременно прикрепляется электрический образ документа (файл).

Срок согласования (визирования) проставляется исполнителем с учетом выходных дней (к примеру 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., если исполнитель сделал РКПД в пятницу и обусловил срок согласования 3 рабочих денька, то в РКПД нужно указать 5 календарных дней). РКПД отчаливает на предварительное согласование сходу всем должностным лицам по списку 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., введенному при регистрации. При наличии замечаний в процессе подготовительного согласования к РКПД прикрепляется соответственный файл (замечания оформляются в электрическом виде).

Ответственный работник Управления готовит итоговые документы, а по мере надобности посылает документ на повторное 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... согласование.

После согласования проекта, документ (приказ, распоряжение) визируется на картонном носителе в установленном порядке.

7.24. Справочники системы «DocsVision» обеспечивают функционирование системы в согласовании с организационной структурой и правилами делопроизводства. Справочники упрощают поиск 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... инфы, позволяют исключить ошибки при вводе данных. «Справочник пользователей» задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для определенного юзера.

Структуру справочников определяет админ системы «DocsVision». Админ производит ведение всех справочников системы 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... «DocsVision» и инспектирует корректность их наполнения.

Дополнение записей в «Справочник контрагентов» производится при регистрации документа либо редактировании реквизита РК документа, если обозначенный адресат отсутствует в соответственном справочнике.

7.25. Ответственные работники управления 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... кадров должны предоставлять информацию о кадровых конфигурациях для корректировки справочников админу системы «DocsVision».

7.27. Правила работы с электрическими документами в системе «DocsVision» приведены в приложении № 6.


^ 8. КОНТРОЛЬ Выполнения ДОКУМЕНТОВ


8.1. Контроль выполнения документов устанавливается в целях обеспечения их 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... своевременного и высококачественного выполнения, увеличения уровня организаторской и исполнительской дисциплины; осуществляется на базе компьютерной сети в системе «DocsVision».

8.2. Контроль выполнения содержит в себе постановку на контроль, подготовительную проверку и регулирование хода 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... выполнения, снятие с контроля на основании предоставляемого отчета, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода результатов выполнения документов, информирование управляющих в целях своевременного и высококачественного выполнения поручений, зафиксированных в документах 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного....

8.3. Все поступающие на имя ректора и в адресок Института документы, требующие выполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

8.4. Контроль выполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам выполнения документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., исполнителям, группам документов, выполнению приказов, распоряжений и поручений управления Института.

8.5. При постановке документа на контроль управлением делопроизводства и контроля в правом верхнем углу документа проставляется штамп «Контроль».

8.6. Сроки выполнения документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... исчисляются в календарных деньках: поступивших из вышестоящих органов гос власти и внутренних – с даты подписания (утверждения), а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и воззваний людей – с даты их поступления.

Сроки 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... выполнения документов определяются управлением Института исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, либо сроков, установленных нормативными документами.

8.7. Документы подлежат выполнению в последующие сроки:

с определенной датой выполнения – в обозначенный срок;

без указания определенной 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... даты выполнения, имеющие пометку «срочно» – исполняются в трехдневный срок;

имеющие пометку «оперативно» – в десятидневный срок;

без указания определенной даты выполнения – в месячный срок;

по парламентским запросам, запросам муниципального органа, органа местного самоуправления 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... либо должностного лица, рассматривающих воззвания людей, – не позже чем через 15 дней со денька получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Гос Думы, Архангельского областного Собрания депутатов (депутатские запросы) – в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... течение месяца со денька получения;

парламентские запросы Архангельского областного Собрания депутатов – в течение пятнадцати дней со денька получения;

органов УВД, прокуратуры – в течение 10 дней со денька получения;

заявления, воззвания людей – до 30 дней со денька 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... регистрации письменного воззвания;

по вопросам, связанным с защитой прав потребителей ­– до 10 дней с регистрации письменного воззвания.

Если последний денек срока выполнения документов приходится на нерабочий денек, то документ подлежит выполнению не позже 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... рабочего денька,

предыдущему нерабочему.

Дата выполнения указывается в резолюции управления Института и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (дальше – РКФ).

8.8. При необходимости конфигурации срока выполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя управления Института, давшего 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... поручение, целевую просьбу о его продлении не позже чем за три денька до истечения этого срока.

Продление срока выполнения поручения управляющих Архангельской области, Правительства Архангельской области, Архангельского областного Собрания 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... депутатов, Министерства образования и науки Русской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки допускается в исключительных случаях, когда выполнение поручения нереально выполнить в обозначенный срок по беспристрастным причинам. В данном случае 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... управление Института представляет создателю поручения целевые предложения о продлении срока с указанием планируемой даты выполнения. Такие предложения представляются не позже чем в десятидневный срок с даты подписания поручения. Сроки выполнения срочных и 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях конфигурации срока выполнения документов ответственный исполнитель информирует управление делопроизводства и контроля для внесения конфигураций и РКФ (новый срок, дата конфигурации, подпись).

8.9. Контроль за своевременным исполнением документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... производят:

управление делопроизводства и контроля – за выполнением документов, поступивших в Институт, поручений управления Института;

руководящие работники Института, на которых возложен контроль за исполнением поручений. ^ Они несут личную ответственность за 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... своевременное выполнение поручений;

секретари управления Института – за исполнением поручений, данных в протоколах совещаний управления Института;

ученый секретарь – за исполнением поручений, внесенных в протоколы ученого совета;

ответственные за делопроизводство в структурном подразделении – за исполнением 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... документов, поступивших в структурное подразделение.

8.10. Руководители структурных подразделений должны раз в день рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины в отношении работы с документами: поручениями управления Института, также документами, поступившими в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... адресок структурного подразделения, требующими выполнения и подготовки ответа.

8.11. В случае выполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, другие исполнители получают копии документа.

8.12. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... случае заболевания, увольнения либо перемещения работник, ответственный за контроль выполнения документов, должен передать другому работнику по согласованию с конкретным начальником все контролируемые документы.

8.13. При передаче документов в структурные подразделения и филиалы Института после регистрации 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и письменного вынесения резолюции ответственного управляющего оформляется регистрационная карточка с указанием исполнителя, даты выполнения и личной подписи.

Документ, поставленный на контроль, имеет необыкновенную отметку в регистрационной карточке. Регистрационная карточка является внутренним 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... документом и хранится по месту регистрации документа в течение 5 лет.

8.14. Проверка хода выполнения документа осуществляется до истечения срока выполнения (подготовительный контроль) в последующем порядке:

задания следующих лет – не пореже 1-го раза 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в год;

задания следующих месяцев текущего года – не пореже 1-го раза за месяц;

задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

^ Все напоминания исполнителям и информация о их фиксируются 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в РКФ.

8.15. Снятие документа с контроля осуществляется Управлением. Делается отметка об выполнении документа и направлении его в дело: короткие сведения об выполнении либо ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об выполнении, отметка «в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... дело», номер дела, в каком будет храниться документ, дата, подпись исполнителя либо управляющего структурного подразделения, в каком исполнен документ.

8.16. Снятие с контроля документа в структурном подразделении осуществляется ответственным за эту работу 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в данном подразделении. Делается отметка об выполнении документа и направлении его в дело: короткие сведения об выполнении либо ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об выполнении, отметка «в дело», номер дела, в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... каком будет храниться документ, дата, подпись исполнителя либо управляющего структурного подразделения, в каком исполнен документ.

8.17. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений.

На документе и 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... РКФ проставляется отметка об выполнении, подпись лица, подтверждающего выполнение (ответственный исполнитель), дата.

8.18. Управление раз в неделю готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Институте, на основании которых в установленные сроки формируются оперативные и 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... аналитические отчеты для информирования управления Института.

Отчеты докладываются совместно с докладными записками управляющих структурных подразделений, допустивших нарушение сроков выполнения документов.

Форма отчетов и форма справок приведена в приложении № 6.


^ 9. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД УНИВЕРСИТЕНТА

(ведомственный 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... архив)


9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел


9.1.1. В Институте разрабатывается номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный список заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения, создана для формирования исполненных документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в дела, классификации и учета дел, определения сроков их хранения, является основой для составления описей дел неизменного и временного (выше 10 лет) хранения и учета временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... составлении номенклатуры дел структурного подразделения следует управляться Положением о структурном подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Списком типовых документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предыдущие годы.

9.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивным отделом, подписывается управляющим подразделения и представляется в управление делопроизводства и контроля.

Управляющий вновь сделанного структурного подразделения должен организовать работу по 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... разработке номенклатуры дел подразделения и представить в управление делопроизводства и контроля в месячный срок.

9.1.4. Сводная номенклатура дел составляется Управлением на основании номенклатуры дел структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией (дальше – ЭК) Института, с 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... экспертной проверочной комиссией (дальше – ЭПК) Агентства по делам архивов Архангельской области и утверждается ректором Института.

Сводная номенклатура дел согласовывается с Агентством по делам архивов Архангельской области не пореже 1-го раза в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... 5 лет.

В случае коренных конфигураций функций и структуры Института сводная номенклатура дел составляется и согласовывается раз в год.

9.1.5. Сводная номенклатура дел Института в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... с 01 января последующего календарного года.

9.1.6. Сводная номенклатура дел Института печатается в 4 экземплярах. 1-ый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом неизменного хранения и врубается в номенклатуру дел управления делопроизводства и контроля, 2-ой употребляется 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в работе управления делопроизводства и контроля, 3-ий - в архиве Института, 4-ый – в Агентстве по делам архивов Архангельской области.

9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел Института структурные подразделения получают выписки соответственных её разделов для 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... использования в работе.

9.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы размещаются в согласовании с утвержденной структурой Института.

9.1.9. В номенклатуру дел Института врубаются заглавия дел, отражающие все документированные 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... участки работы Института.

В номенклатуру дел не врубаются повторяющиеся издания.

9.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются последующим образом.

В графе 1 проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс обозначается арабскими цифрами и состоит из цифрового 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в границах структурного подразделения (к примеру:

12-06, где 12- обозначение структурного подразделения, 06 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре). Для переходящих дел индекс сохраняется.

В 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... номенклатуре дел сохраняются однообразные порядковые номера для однородных дел в различных структурных подразделениях, к примеру:

«Приказы, распоряжения ректора. Копии» (01.2-01, 02.1-01,03.1-01).

В графу 2 номенклатуры дел врубаются заглавия дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... дел снутри разделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, их связь.

Сначала размещаются заглавия дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Дальше размещаются заглавия дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовок дела должен верно 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), также вводных слов и сложных синтаксических оборотов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного....

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются главные разновидности документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., которые должны быть в деле (планы, списки, доклады и т.д.), к примеру: «Документы о проведении направленных на определенную тематику выставок (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... – приложения к какому-либо документу, к примеру: «Документы к протоколам заседания ученого совета Университета».

Заглавия дел по вопросам, не разрешенным в течение 1-го года являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... структурного подразделения будущего года с этим же индексом.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она велась.

В заголовках дел, содержащих переписку c однородными корреспондентами, последние не указываются 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., а указывается их общее видовое заглавие, к примеру: «Переписка с архивными учреждениями Архивного фонда Русской Федерации научно-технической документацией».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются (к 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... примеру: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности»).

В заголовке дела указывается определенный корреспондент, если переписка ведется только с ним (к примеру: «Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...-методической работы».

В заголовках дел, содержащих плановую либо отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены отчеты (планы), (к примеру: «Годовой отчет о научно-исследовательской работе за 2005 год»).

Заглавия дел 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... могут уточняться в процессе формирования и дизайна дел.

^ Графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню.

В графе 5 «Примечание 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...» указываются наименования перечней документов,

использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и др.

9.1.11. Если в течение года в структурных подразделениях появляются 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... новые документированные участки, они вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются запасные три номера.

9.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... дел, раздельно неизменного и временного хранения.


^ 9.2.Формирование дел и текущее хранение


9.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в согласовании с номенклатурой дел и классификацией документов снутри дел.

Дела в Институте формируются децентрализовано 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Методическое управление и контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делопроизводства и контроля.

При формировании дел должны соблюдаться последующие главные правила:

дела неизменного и временного 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... сроков хранения формируются раздельно;

все документы, относящиеся к решению 1-го вопроса, формируются в одно дело;

в дело группируются документы 1-го календарного года, кроме переходящих дел;

документы в делах систематизируются в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... хронологическом порядке, документ-ответ (исходящий) помещается за документом-запросом (входящий), приложения присоединяются к документам, к которым они относятся.

Дело не должно превосходить 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «т. 1», «т. 2» и т.д.

Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... к ним и группируются совместно с обозначенными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются раздельно от 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... приказов по личному составу.

Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях и др.) формируются в отдельное дело.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки и другие документы группируются раздельно от проектов.

Документы в личных 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... делах размещаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и размещаются в их в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

9.2.2. На обложке дела помещаются 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... последующие реквизиты: наименование Института, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок, исходная и конечная даты, количество листов в деле, срок хранения.

Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Не допускается употребление сокращенных 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... слов и сокращенных наименований Института, структурных подразделений.

Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного....

Исходной датой дела является дата самого ранешнего документа, внесенного в дело, конечной датой – дата самого позднего документа.

9.2.3. Листы в деле нумеруются обычным карандашом в правом верхнем углу листа.

9.2.4. С момента заведения и до передачи в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... архивный отдел дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, должны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела должны хранится в вертикальном положении, корешками наружу в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях увеличения оперативного поиска документов дела размещаются в согласовании с номенклатурой дел. Номенклатура дел либо 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

9.2.5. Выдача дел подразделениям из архивного отдела делается с разрешения управления делопроизводства и контроля под расписку. На 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное использование 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... на срок менее 1-го месяца.

Посторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения управления Института.

Изъятие документов из дел неизменного срока хранения допускается в исключительных случаях с 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... разрешения управления Института. В деле остается заверенная копия документа и акт о выдаче подлинника.


^ 9.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение


9.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... на ликвидирование предугадывает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на ликвидирование документов и дел с истекшими сроками хранения.

9.3.2. Для определения ценности документов, сроков их 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... хранения и отбора для включения на государственное хранение проводится экспертиза. С этой целью в Институте создается повсевременно действующая экспертная комиссия (дальше – ЭК), состав и положение о которой утверждаются приказом ректора Института 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного....

9.3.3. Экспертиза ценности документов неизменного и временного хранения осуществляется раз в год ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях вместе с ЭК Института под методическим управлением архива.

9.3.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... отбор:

дел неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и дел по личному составу для передачи в архив;

дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) и дел с пометкой «До минования надобности», подлежащих предстоящему хранению 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в структурных подразделениях;

дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли, подлежащих уничтожению.

9.3.5. Отбор документов для неизменного хранения делается на основании законодательных и других нормативных правовых актов Русской Федерации и Архангельской области, перечней 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.

9.3.6. Заголовки дел в описи должны соответствовать видам документов, находящихся в деле, с учетом заголовков дел в номенклатуре. В конце описи составляется итоговая запись 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... о количестве включенных в опись дел.

9.3.7. По окончании делопроизводственного года и результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в установленном порядке. Оформление дел делается работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... помощи и под контролем архивного отдела.

9.3.8. Полному оформлению подлежат дела неизменного и временного (выше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу.

9.3.9. Полное оформление дела (см. приложение № 7) предугадывает:

оформление 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела;

составление в нужных случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение нужных уточнений в реквизиты 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... обложки дела.

9.3.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона либо переплетаются с учетом вероятного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) железные скрепления (булавки, скрепки) из 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... документов удаляются.

9.3.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.


^ 9.4. Ликвидирование документов и дел с 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... истекшими сроками хранения


9.4.1. После отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, оформляются акты о выделении документов к уничтожению (приложение № 7).

9.4.2. Дела врубаются в акт, если установленный для их срок хранения истек к 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... 01 января года, в каком составлен акт (к примеру, законченные в 2009 году дела с 3-х летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2013 года).

9.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... хранению, обычно, составляется на дела структурных подразделений. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению делается после составления сводных описей дел неизменного хранения за тот 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Института).

Согласованные с экспертной комиссией акты утверждаются управлением только после утверждения архивным отделом описей дел неизменного хранения.

9.4.4. После утверждения управлением Института акта о выделении документов к 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной затратной, в какой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и масса макулатуры. После поражения дел в акте проставляется соответственная отметка.


^ 9.5. Экспертиза 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... ценности документов


9.5.1. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение либо установление сроков их хранения на базе принятых критериев.

9.5.2. Экспертиза ценности документов в Институте на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...; в процессе формирования дел и проверки корректности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Института.

9.5.3. Функции и права ЭК, также организация работы определяется положением, которое утверждается ректором Института 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного.... Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Агентством по делам архивов администрации Архангельской области.

9.5.4. При проведении экспертизы ценности осуществляется отбор документов неизменного и временного (выше 10 лет) сроков хранения для передачи 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... в архивный отдел, отбор документов с временным сроком хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих предстоящему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за прошлые годы, срок хранения которых истек.

9.5.5. Отбор документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... для неизменного хранения делается на основании Перечней типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Института методом полистного просмотра дел. В делах неизменного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов воспринимает ЭК Института.

9.5.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел неизменного 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., временного (выше 10 лет) сроков хранения, по личному составу работников и студентов, также акты о выделении к уничтожению (приложение № 7).

9.5.7. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный список единиц хранения архивного фонда и созданный для их 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой список дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

9.5.8. Описи составляются раздельно на дела неизменного хранения; дела временного (выше 10 лет) хранения; дела по личному 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... составу работников; дела по личному составу студентов; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.5.9. В каждом структурном подразделении Института описи на дела неизменного срока хранения составляются раз в год 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... при методическом руководстве архива. По этим описям документы сдаются в архив Института.

Описи дел, приготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки архивным отделом сводной описи дел Института, по которой он сдает дела на 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... государственное хранение в Агентство по делам архивов Архангельской области.

9.5.10. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 7) и представляются в архивный отдел через три года после окончания дел в делопроизводстве.

9.5.11. Описательная статья описи 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... включает последующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс (тома, части); заголовок; дату; количество листов; срок хранения.

9.5.12. При составлении описи дел соблюдаются последующие требования:

каждое дело вносится в опись 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи – валовый;

графы описи заполняются в четком согласовании 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись попорядку дел с схожими заголовками пишется на сто процентов заголовок первого дела, а все другие однородные дела обозначаются 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... словами «то же», при всем этом, другие сведения о делах вносятся в опись вполне (на каждом новеньком листе описи заголовок воспроизводится стопроцентно);

графа описи «примечание» употребляется для отметок о приеме дел, особенностях их 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям (со ссылкой на нужный акт), о наличии копий и т.п.

9.5.13. В конце описи прямо за последней описательной статьей делается итоговая запись, в какой указывается 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, 1-ый и последний номера дел по описи, также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

9.5.14. Опись дел 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом и утверждается управляющим подразделения.

9.5.15. Описи дел структурных подразделений Института составляются в 2-ух экземплярах, один из которых передается вкупе с делами в архив Института, а 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... 2-ой остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

9.5.16. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению выполняются после составления архивным отделом сводных описей дел неизменного 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... хранения за тот же период. Обозначенные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Института сразу. Согласованные с ЭК Института акты утверждаются начальником Управления только после утверждения описей дел неизменного хранения ЭПК Агентства по делам 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... архивов Архангельской области. После чего включенные в данные акты дела уничтожаются в установленном порядке.


^ 9.6. Порядок подготовки и передачи дел на архивное хранение


9.6.1. В архивный отдел передаются дела неизменного, временного (выше 10 лет 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного...) хранения и дела по личному составу. Передача документов делается по утвержденным описям дел.

9.6.2. Дела неизменного и временного (выше 10 лет) хранения передаются в архивный отдел не ранее чем через год и не позже чем 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... через 3 года после года, в каком документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архивный отдел, обычно, не подлежат. (Они хранятся в структурных подразделениях и 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

9.6.3. Передача дел в архивный отдел осуществляется по графику, составленному работниками архивного отдела, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления.

9.6.4. В 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архивного отдела проверяется корректность их формирования, дизайна и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел заведенных в согласовании с номенклатурой дел Института.

9.6.5. Прием делается 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... работником архивного отдела в присутствии работника структурного подразделения. При всем этом на обоих экземплярах описи, против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела, дата приема-передачи 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного..., ставятся подписи работника архивного отдела и лица, передавшего дела.

Дела и описи сдаваемых документов доставляются в архивный отдел сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в каком указывается количество дел и описей, передаваемых в 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... архив. (Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы.)

9.6.6. При ликвидации либо реорганизации Института, структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... сформировывает все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архивный отдел независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.


^ 10. Изготовка, учет, внедрение, хранение

печатей, штампов 4.1. Состав документов - Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного... и бланков документов


10.1. Неотклонимому учету подлежат:

в управлении делопроизводства и контроля:

- все виды печатей и штампов;

- бланки Института с угловым и продольным расположением реквизитов;

- бланки структурных подразделений с продольным расположением реквизитов;


41-programmnie-dokumenti-integriruyushego-mezhdisciplinarnogo-i-skvoznogo-haraktera-obespechivayushie-celostnost-kompetentnostno-orientirovannoj-oop-vpo-vuza.html
41-razrabotka-sistemi-povisheniya-kachestva-obsluzhivaniya-referat-diplomnij-proekt-80-s-ris-tabl-istochnikov.html
41-rezultati-teoreticheskih-i-eksperimentalnih-issledovanij-otchet-o-vipolnenii-3-etapa-gosudarstvennogo-kontrakta-.html